Waarom Productive ons beter laat samenwerken

Waarom overstappen naar Productive?

Voorheen maakten we gebruik van een combinatie van verschillende tools voor projectbeheer, facturatie en resource planning. Dit zorgde voor versnippering van informatie en extra werk om alles synchroon te houden. We hadden behoefte aan een platform dat onze workflows kon stroomlijnen en ons betere inzichten kon geven in onze projecten en financiën.

We kwamen van Harvest (voor budgetten en tijdregistratie) en Forecast (voor planning). Hoewel deze tools goed werkten, misten we de integratie en het overzicht dat een alles-in-één oplossing zoals Productive biedt.

Een concreet voorbeeld van het voordeel van Productive is dat we klanten veel meer aan het stuur kunnen zetten. We werken volgens de Scrum-methode en vullen samen met klanten een backlog met taken (PBI’s). Aan deze taken koppelen we vervolgens inschattingen. De Product Owner bespreekt deze inschattingen met de klant, waarna de klant zelf prioriteiten kan aangeven en direct ziet wat de impact is op het budget. Dit zorgt voor minder discussie over budgetten achteraf en geeft klanten een duidelijker gevoel van controle.

Productive bood een aantal grote voordelen:

• Alles op één plek: Projectmanagement, tijdregistratie en facturatie in een enkel platform.
• Betere resource planning: Inzicht in de capaciteit van ons team en betere verdeling van werk.
• Duidelijke rapportages: Makkelijk te analyseren data over lopende en afgeronde projecten.
• Efficiëntere samenwerking: Alle teamleden hebben toegang tot dezelfde actuele informatie. Een leuk voorbeeld van deze integratie is dat we een API-koppeling hebben gemaakt tussen ons supportsysteem en Productive. Wanneer een klant een e-mail stuurt naar de supportbox, haalt de API direct relevante informatie op uit Productive. Hierdoor kan de supportmedewerker meteen zien welke projecten aan het account gekoppeld zijn en hoe het staat met de budgetten. Dit stelt ons in staat om sneller en efficiënter te reageren op serviceverzoeken.
• Realtime klant inzichten: We geven klanten toegang tot budgetten binnen Productive, waardoor zij op elk moment precies kunnen zien hoeveel tijd en budget er al besteed is. Dankzij onze Scrum-aanpak kunnen klanten ook direct zien welke impact hun keuzes en prioriteiten hebben op het resterende budget. Dit zorgt voor volledige transparantie en voorkomt discussies achteraf.

De implementatie: Hoe we de overstap hebben aangepakt

1. Onderzoek en testfase

Voordat we Productive volledig integreerden, hebben we de tool uitgebreid getest. We stelden een klein team samen om een aantal testprojecten in te richten en verschillende workflows uit te proberen. Dit hielp ons om te ontdekken hoe we Productive het beste konden gebruiken binnen onze bestaande werkwijzen. Ook hebben we uitgebreide onboarding-sessies gedaan met het team van Productive, wat hielp om deze fase sneller te doorlopen.

2. Gefaseerde uitrol

In plaats van direct volledig over te stappen, introduceerden we Productive stap voor stap. We begonnen met tijdregistratie en projectmanagement voor een paar klanten. Daarna volgden facturatie en rapportages. Zo konden we kinderziektes eruit halen en het team rustig laten wennen.

De grootste verandering? De overstap van Basecamp naar Productive na 15 jaar. Dat zat diep in ons systeem, dus afscheid nemen was best even slikken. We vervingen Basecamp’s chatfunctie door Slack. Dankzij de koppeling met Productive ontvangt iedereen nu updates direct in Slack – dat maakte de overstap een stuk soepeler.

Tip: Installeer de Productive Slack-app. Deze combinatie raden we zeker aan voor andere teams die een vergelijkbare overstap overwegen!

3. Training en optimalisatie

Een nieuwe tool is pas succesvol als het team ermee kan werken. Daarom hebben we interne training georganiseerd en een handleiding opgesteld voor de belangrijkste functies. Bovendien houden we periodieke evaluaties om te kijken waar we nog verbeteringen kunnen doorvoeren.

Wat we nog missen in Productive

Ondanks de vele voordelen merken we dat we één belangrijk onderdeel missen in Productive, namelijk een centrale plek voor berichten zoals het ‘Message Board’ in Basecamp. Voorheen konden we daar eenvoudig projectgerelateerde e-mails vervangen door gestructureerde berichten. Productive stelde voor om hiervoor taken (’tasks’) te gebruiken, maar dit blijkt in de praktijk niet ideaal omdat die functionaliteit hier simpelweg niet voor bedoeld is. Dit is iets waar we nog naar een passende oplossing zoeken.

Wat heeft het ons opgeleverd?

Nu we enkele maanden met Productive werken, zien we al duidelijke voordelen:

• Minder administratieve rompslomp: Alles in één systeem bespaart tijd op het handmatig bijwerken van informatie.
• Beter inzicht in projecten: Sneller inspelen op knelpunten en planning optimaliseren.
• Meer focus op het werk: Minder afleiding door losse tools zorgt voor betere concentratie op wat echt telt.
• Meer transparantie voor klanten: Klanten kunnen zelf meekijken met budgetten, wat zorgt voor betere communicatie en minder verrassingen achteraf.

Conclusie

De overstap naar Productive was een investering in onze efficiëntie en toekomstbestendigheid. Hoewel de implementatie even wennen was, plukken we nu dagelijks de vruchten van een gestroomlijnd projectmanagementsysteem. Voor teams die op zoek zijn naar een geïntegreerde oplossing voor projectbeheer en administratie, kunnen we Productive zeker aanraden.