Rutger
Het behalen van een schaalbare infrastructuur
Misschien herken je het wel, je groeit door als organisatie. Hierdoor wil je jouw processen nog slimmer en efficiënter inrichten. Toen wij begonnen te groeien hebben we ons laten inspireren door ‘Scaling Up’ van Verne Harnish, Daar plukken we nu de vruchten van. Dit boek is een echte game changer en staat vol met ‘Ohja!’ momenten. In dit blogartikel vertel ik je hoe we slimme ideeën uit de Scaling Up methode toepassen en de valkuilen tackelen van een infrastructuur die niet meegroeit.
Terug naar de basis
‘Scaling Up’ gaat over het slim inrichten van je bedrijf. Het is een mix van de juiste mensen, een sterke strategie, soepele uitvoering en natuurlijk, cashflow. Voor ons was het een uitdaging om ervoor te zorgen dat onze infrastructuur soepel mee kon groeien. Je wilt als organisatie natuurlijk geen last krijgen van groeipijn!
Die handige tools van ons
Voor sommige is het misschien nog bekend dat we Tresorit, Whereby en Fastmail gebruikten. Die hebben we nu dus vervangen door Google Workspace ,Drive, Mail en Meet. Eerst dachten we: “Gaat dit wel werken?”, maar nu is het echt een verademing. Alles op één plek, lekker overzichtelijk en het werkt als een trein.
Waarom alles onder één dak echt werkt
Dit is precies wat Harnish bedoelt met efficiënt opschalen. Door alles te centraliseren, werken we nu veel slimmer:
1. Alles loopt gesmeerd: Geen gedoe meer met verschillende apps. Alles wat we nodig hebben, zit nu in Google Workspace.
2. Iedereen is up-to-date: Geen losse eindjes meer. Iedereen heeft toegang tot dezelfde info en dat maakt samenwerken een stuk makkelijker.
3. Realtime samenwerken: Door het werken met o.a. Google Docs en Spreadsheets kunnen we direct samenwerken in hetzelfde document, zonder dit heen en weer te hoeven sturen.
4. Klaar voor de toekomst: Nieuwe collega’s zijn zo ingewerkt en we kunnen makkelijk opschalen zonder dat het een zooitje wordt.
Even over dat privacy dingetje met Google Workspace
We begrijpen dat sommigen van jullie sceptisch zijn als het gaat om de overstap naar Google Workspace, vooral als het gaat om privacy hebben sommige hun bedenkingen, die had ik ook. Bij Lemone nemen we deze zorgen serieus. We hebben uitgebreid onderzoek gedaan naar hoe Google met gebruikersgegevens omgaat en zijn ervan overtuigd dat hun beveiligingsprotocollen robuust zijn.
Google heeft een strikt privacybeleid en compliance-standaarden, die voldoen aan internationale normen. Als big-tech liggen ze onder de loep van veel privacy instanties. Bovendien hebben we extra maatregelen genomen zoals verplichte tweestapsverificatie en geavanceerde toegangscontroles om de veiligheid en vertrouwelijkheid van onze gegevens te waarborgen. Deze beslissing was geen lichtvaardige; we hebben gekozen voor Google Workspace omdat het ons de beste balans biedt tussen functionaliteit, gebruiksgemak en databeveiliging.
Lessons learned
Voordat we alles onder een dak hadden zaten we met allemaal losse systemen, deze leken handig maar zorgden voor veel gedoe. Denk aan agenda-uitnodigingen die niet aankwamen, bestanden die per ongeluk door je collega overschreven werden, een stagiair die na het einde van z’n stageperiode nog maandenlang een mailbox had waar we wel voor betaalde, enzovoort. Mensen werkten regelmatig langs elkaar heen en het was lastig om alle accounts goed te beheren. De data stond te veel verspreid. Nu we alles geïntegreerd hebben, loopt de bedrijfsvoering veel soepeler.
Dus, wat hebben we geleerd?
Bij Lemone zien we nu de voordelen van een slimme, schaalbare infrastructuur. Het was even wennen, maar het heeft ons bedrijf zoveel sterker gemaakt. We kunnen nu lekker doorgroeien zonder dat we struikelen over onze eigen processen.
De volgende optimalisatie slag die we willen maken is een vereenvoudiging van onze boekhouding en project planning. Daar willen we ook 3 tools (Moneybird, Harvest en Forecast) samenvoegen in 1.
Terug naar overzicht